Facturen verwerken — inkoop

Voor inkoopfacturen: facturen die jij moet betalen (van leveranciers). Verkoopfacturen die je klanten aan jóu betalen horen niet hier — gebruik daarvoor de tab Verkoop migreren.

Losse PDF uploaden — inkoopfactuur

Boekt deze PDF in als inkoopfactuur (een factuur die jij moet betalen). Is het een verkoopfactuur (klant betaalt jou)? Gebruik dan de tab Verkoop migreren, anders belandt 'ie als kost bij je inkoopdocumenten.

Handmatige inkoopfactuur — zonder bijlage

Voor een inkoopfactuur zonder PDF (bv. een bevestiging die alleen in de mailtekst staat, zoals booking.com). Typ de gegevens; het dashboard boekt 'm in Moneybird in — zonder bijlage.

Verkoopfacturen migreren naar Moneybird — verkoop

Voor verkoopfacturen: facturen die je klanten aan jóu betalen (jouw omzet). Bulk-import van MoneyMonk-PDF's: Claude leest klant + bedragen, het contact wordt gematcht of aangemaakt, en de verkoopfactuur komt in je verkoopoverzicht in Moneybird (met je oude factuurnummer als referentie). Vink Direct inboeken aan zodat 'ie als verstuurd in de lijst staat. Dubbele referenties worden overgeslagen.

Synchronisatie

Factureer maand

Maakt in één keer per project een concept-verkoopfactuur uit de open uren van de gekozen maand. Jij controleert en verstuurt zelf vanuit Moneybird. Met "Testfactuur" aangevinkt blijven de uren open (dry-run).

Betalingen koppelen aan inkoopfacturen –

Zoekt bij elke openstaande inkoopfactuur de banktransactie met hetzelfde bedrag (max. 5 cent verschil), van 10 dagen vóór tot 90 dagen na de factuurdatum. Zeker = bedrag klopt op de cent, de leveranciersnaam staat in de transactie én er is maar één kandidaat. Er wordt pas iets in Moneybird gekoppeld als jij op een knop drukt.

Banktransacties afboeken op de juiste categorie

Haalt de nog niet-geboekte transacties uit Moneybird op. Per transactie stelt het dashboard op basis van jouw regels een grootboek-categorie voor — controleer en klik Boek. Zo houdt je boekhouder een sluitend jaar. Komt er nog niets binnen? Dan moet je eerst de bankkoppeling in Moneybird activeren.

Mailbox ↔ Moneybird controle

Scant je mailboxen op inkoopfacturen en vergelijkt ze met wat in Moneybird staat. Ontbreekt een factuur? Dan kun je 'm inboeken (incl. PDF). Staat een factuur er wél maar zonder bijlage? Dan koppelt het de PDF uit de mail. Je controleert per regel en bevestigt zelf — er gaat niets automatisch.

Verbinding met Moneybird

De koppeling met Moneybird loopt via de Cloudflare Worker. De API-token (MONEYBIRD_TOKEN, Secret) en administratie-ID (MONEYBIRD_ADMIN_ID, variabele) staan in de Worker — niet in de browser. Test hier of de verbinding werkt.

Grootboek-categorieën aanmaken (beginbalans)

Maakt de categorieën aan die je voor de beginbalans nodig hebt en die nog niet in Moneybird bestaan. Groen = bestaat al, oranje = ontbreekt. Moneybird vereist bij het aanmaken een RGS 3.5-code; die staat per regel ingevuld en is aanpasbaar. Keurt Moneybird een code af? Zoek de juiste op via boekhoudplaza.nl, plak 'm in het veld en klik opnieuw op "Maak aan". De taxonomie kun je later met je boekhouder fijnslijpen.

Uitleg per onderdeel

Korte handleiding bij de tabs. De werk-tabs zelf zijn bewust kaal gehouden — hier staat de toelichting.

Overzicht

Live status over alle mailboxen: te verwerken/betalen facturen, mails die antwoord vragen, openstaande inkoopfacturen uit Moneybird en je agenda. Workflow inkoopfactuur: gebruik de knop → Moneybird om de factuur direct in te boeken, of klik Verwerkt ✓ om de mail naar MoneyMonk Verwerkt te verplaatsen.

Facturen verwerken

Kies een factuur-mail uit de Inbox. Het dashboard: (1) leest de PDF (en eventuele UBL-bijlage), (2) extraheert leverancier + bedragen via Claude, (3) matcht of maakt het contact in Moneybird, (4) maakt de inkoopfactuur aan mét PDF als bijlage, (5) verplaatst de mail naar MoneyMonk Verwerkt. Negeren verplaatst de mail naar Archive zonder factuur. Met Losse PDF uploaden verwerk je een factuur die niet in je inbox zit (download/scan) via dezelfde flow, zonder Outlook-stappen.

Verkoop migreren

Bulk-import van MoneyMonk PDF-exports als verkoopfacturen in Moneybird. Per PDF: Claude extraheert klant + bedragen → contact matchen/aanmaken → verkoopfactuur in Moneybird. Met Direct inboeken worden ze gemarkeerd als verstuurd (zonder e-mail), anders blijven ze concept. Facturen met een al bestaande referentie worden overgeslagen; fouten blijven in beeld zodat je ze daarna kunt oppakken.

Projecten

Je neemt projecten hier één keer over en registreert de uren in het dashboard; elke uren-boeking wordt ook direct als tijdregistratie in Moneybird gezet (gekoppeld aan contact + project + tarief). Bij Factureren wordt altijd alleen een concept in Moneybird aangemaakt — versturen (en evt. een bijlage koppelen) doe je zelf vanuit Moneybird.

• Tarieven — één of meer per project; bij meerdere kies je per urenboeking welk tarief geldt.
• Factuur-template — wordt automatisch op de standaard-template van de relatie gezet; zelf overschrijven kan.
• Factuurregels — "samengevat per tarief" (1 regel per tarief, datums in de specificatie) of "aparte regel per boeking".
• BTW verlegd — voor buitenland/EU B2B (bv. België): 0% reverse-charge i.p.v. 21%. Gaat automatisch aan bij een niet-NL relatie.
• Opmerking op factuur — vrije tekst die in het Opmerking-veld van Moneybird komt (bv. "Uren gemaakt door Mohsen / Hours worked by Mohsen").
• Testfactuur (vinkje) — maakt het concept aan maar laat de uren open (dry-run).
• Markeer als gefactureerd — markeert open uren als gefactureerd zónder een Moneybird-concept aan te maken (voor uren die al gefactureerd zijn).
• Doorbelasting importeren — lees een inkoopfactuur in (PDF-upload óf bestaande uit Moneybird): elke regel wordt een uren-boeking (aantal = uren, omschrijving overgenomen) tegen een vast doorbelasttarief, met optie om direct door te zetten naar een concept.
• Gefactureerd-overzicht — alle aangemaakte facturen met status concept/definitief (✓ om op definitief te zetten, ↩ om terug te draaien).

Projecten en uren worden centraal in Cloudflare Workers KV bewaard en automatisch gesynchroniseerd op elk apparaat — beveiligd via je Microsoft-login, geen wachtwoord nodig.

Afboeken

Hier koppel je nog niet-geboekte banktransacties uit Moneybird aan de juiste grootboek-categorie, zodat je boekhouder een sluitend jaar heeft. Je stelt regels in (trefwoord → categorie); per transactie stelt het dashboard de categorie voor, jij controleert en klikt Boek (of Boek alle met suggestie). Het boekt steeds het volledige openstaande bedrag op één categorie — splitsen doe je in Moneybird zelf.

• Voorwaarde — er moeten transacties in Moneybird staan. Activeer eerst je bankkoppeling in Moneybird (Instellingen → Bankkoppelingen); zonder feed is er niets af te boeken.
• Categorieën aanmaken — maak in Moneybird (of laat je boekhouder dat doen) de categorieën die je nodig hebt en die nog niet bestaan: bv. Lonen en salarissen, Loonheffingen, Pensioenlasten, Vennootschapsbelasting, Rekening-courant DGA, Bankkosten, Rentelasten. Een regel die naar een nog niet bestaande categorie wijst, toont een waarschuwing.
• Btw & belastingen — btw-betalingen/-teruggaven boek je op de categorie Betaalde en/of ontvangen btw; vennootschapsbelasting op een eigen categorie. Laat de fiscale posten zo nodig door je boekhouder narekenen.

Tip: Moneybird heeft zelf ook automatische boekingsregels (Instellingen → Boekhouding → Boekingsregels) die transacties op basis van omschrijving/tegenrekening automatisch boeken. Dat is een prima aanvulling — gebruik de dashboard-tab voor overzicht en controle, en de Moneybird-regels voor het echt automatische werk.

Instellingen

De koppeling met Moneybird loopt via een Cloudflare Worker. De API-token (MONEYBIRD_TOKEN, Secret) en administratie-ID (MONEYBIRD_ADMIN_ID, variabele) staan in de Worker — niet in de browser. Op deze tab test je of de verbinding werkt. Hier zit ook Grootboek-categorieën aanmaken: dat checkt welke categorieën voor de beginbalans nog ontbreken en maakt ze met één klik aan in Moneybird (met het juiste type). De fiscale RGS-koppeling kun je daarna in Moneybird of met je boekhouder fijnslijpen. Setup-details staan in worker.js/README.md.